進行管理システム (GAS版) マニュアル

自動通知・アラート機能付きガントチャートツールの使い方

🚀 スプレッドシートを開く

0. プロジェクト準備（管理者向け）

プロジェクトを開始する際、リーダーは以下の手順でシートをセットアップしてください。

STEP 1: メンバー表の登録（★重要）

Members シートを開き、プロジェクト参加者を登録します。
ここで登録した内容が、システムの通知先として使われます。

  • 担当者名 (A列): Ganttチャートのプルダウンに表示される名前を入力します。（例: 田中 太郎）
  • メールアドレス (B列): 通知を送る宛先を入力します。（例: tanaka@example.com）

STEP 2: タスクの登録

Gantt シートに戻り、タスクを登録します。

  • 工程名 (B列): やるべき作業名を入力します。（例: 現地調査）
  • 担当者 (C列): プルダウンから、STEP 1で登録したメンバーを選択します。
    ※名前を選ぶだけで、裏側でメールアドレスが自動連携されます。

STEP 3: アラート設定と詳細ロック（任意）

Configシート: ALERT_TO_EMAIL に管理者のアドレスを入れると、メンバーへのアラートメールが管理者にもCCで届くようになります。

Detailシート: 「完了前に絶対確認させたい項目」がある場合は、ここにチェックリストを登録してください。

1. 日々の操作フロー（メンバー向け）

担当者の作業は、「メールが届くところ」から始まります。

START: 作業依頼メールが届く

前の工程が完了すると、システムからあなた宛に「作業依頼のお知らせ」メールが届きます。

  • メール内のリンクをクリックしてください。
  • スプレッドシートが開き、あなたの担当行が自動で選択されます。

STEP 1: タスクに着手する

担当タスクのステータスを 着手(確認) に変更してください。

  • 「開始日」に今日の日付が自動入力されます。
  • カーソルが自動で「完了予定日」へ移動します。
  • 【必須】そのままダブルクリックして、カレンダーから「完了予定日」を入力してください。
    ※これを忘れると、期限管理ができずアラート機能が正しく動きません。

STEP 2: 詳細チェックリストを行う

備考欄に「★詳細項目あり」とある場合は、右側のサイドバーを使います。

⚠️ 重要：直前の操作でカーソルが下の行に移動している場合があります。
必ず「自分の担当行」をクリックし直してから操作してください。

  1. 自分の担当行が選択されていることを確認します。
  2. メニューバーの [🚀 進行管理メニュー] > [📋 詳細リストを開く] をクリック。
  3. サイドバー上部に表示された「タスク名」が正しいか確認し、チェックボックスをONにしてください。

STEP 3: タスクを完了する

作業が終わったらステータスを 完了(報告) に変更してください。

  • 「完了日」に今日の日付が自動入力されます。
  • 次の工程の担当者へ、自動で「バトンタッチメール」が送信されます。
  • チャートのバーが鮮やかな緑色に変化します。

⚠️ 詳細チェックリストが残っている場合、エラーとなり「完了」に変更できません。STEP2の内容を確認してください。

2. 自動通知システムについて

このシステムは、プロジェクトの遅延を防ぐために以下の自動通知を行います。

3. よくある質問

Q. メールが届きません。
A. 初回のみGoogleの認証が必要です。メニューの [🔔 アラート手動チェック] を実行し、画面の指示に従って「許可」をしてください。
Q. 担当者のプルダウンが増えません。
A. Members シートに行を追加してもプルダウンに出ない場合は、もう一度メニューから [🛠️ 初期セットアップ] を実行して範囲を更新してください。
Q. 詳細チェックリストに違うタスクが表示されます。
A. スプレッドシート上で違う行（下の行など）が選択されている可能性があります。正しい行をクリックし直してから、サイドバーの「選択行の情報を読込」ボタンを押してください。